Voorbeelden contact met de achterban cliëntenraad in ambulante zorg
Op dinsdag 3 oktober, de tweede dag van de Week van de Medezeggenschap 2023, nemen in de vroege avond cliëntenraadsleden uit allerlei zorgorganisaties deel aan de online bijeenkomst ‘InContactStaan: hoe doe je dat als cliëntenraad ambulante zorg’? Samen met LOC-adviseur José Broers wisselen ze vele praktijkvoorbeelden uit en bespreken ze dilemma’s, zoals privacyregels. Met hernieuwd enthousiasme voor het raadswerk en nieuwe mogelijkheden op zak, verlaten ze de bijeenkomst weer.
Contact met de achterban vraagt steeds aandacht en creativiteit van de cliëntenraad en zorgorganisatie. Om keer op keer de vraag te stellen: wat is nu passend voor de cliënten die wij vertegenwoordigen? Daarvoor moet je weten: wie is mijn achterban, waar zit mijn achterban? En hoe kunnen we als cliëntenraad contact met hen zoeken?

De kunst
De kunst is om je te realiseren dat iedereen anders is. Elke cliënt (en naaste) heeft dus ook andere wensen en suggesties. Na het ophalen van hun wensen, verbeterpunten en ideeën is de kunst om te kijken: wat is nu de rode draad? Hoe kunnen we de gemeenschappelijke belangen behartigen en gevraagd en ongevraagd advies geven? Want daarvoor sta je in contact, om de stem van de mensen die zorg ontvangen te vertegenwoordigen.
Voor goed contact met de achterban is het belangrijk om als cliëntenraad te werken vanuit een visie. Zorg dat je antwoord weet op de vragen: waar staan wij voor? Wat willen wij in december 2024 bereikt hebben? Als je dat weet kun je ook gerichter naar je achterban toegaan.
Wet medezeggenschap cliënten 2018 en contact achterban
Ook het wettelijk kader waarbinnen de cliëntenraad te werk gaat, zegt iets over contact met de achterban. In de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 is te lezen (artikel 5):
2. De cliëntenraad zorgt voor:
a. het regelmatig inventariseren van de wensen en meningen van de betrokken cliënten en hun vertegenwoordigers, en
b. het informeren van de betrokken cliënten en hun vertegenwoordigers over zijn werkzaamheden en de resultaten daarvan.
3. De instelling verleent de cliëntenraad hulp bij de uitvoering van het tweede lid.
Meestal krijgt je als cliëntenraad ondersteuning vanuit de zorgorganisatie. Maar soms kan dat weleens lastig zijn. Dus mocht je er in gesprek niet uitkomen, dan kun je aangeven dat in de wet afgesproken is dat de zorgorganisatie de cliëntenraad faciliteert.
Privacyregels geen obstakel
Cliëntenraden krijgen vaak te horen dat de AVG (algemene verordening gegevensbescherming – de privacyregels) een blokkade zou vormen voor communicatie met de achterban in de thuiszorg, (ambulante) ggz of bijvoorbeeld wijkverpleging. De zorgorganisatie zou de cliëntenraad bijvoorbeeld niet de gegevens mogen doorgeven of niet in contact kunnen brengen met cliënten en naasten. Maar hoewel de privacywet vraagt om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van cliënten en naasten, hoeft die geen blokkade te zijn voor contact met hen.
De organisatie kan bijvoorbeeld namens de raad e-mail of post versturen. Maar ook kunnen cliënten/naasten door de organisatie om toestemming gevraagd worden dat ook de cliëntenraad hun contactgegevens kan gebruiken. Het beheren van die gegevens kan de cliëntenraad overigens beter overlaten aan de zorgorganisatie, voor een up to date overzicht.
“Wij hebben heel veel moeite met die adresgegevens” aldus een van de deelnemers, “die we ook van mantelzorgers hebben gevraagd. Maar dat schijnt allemaal heel erg moeilijk te zijn, daar komen we niet doorheen. Dus ik ben blij dat u zegt dat het wettelijk geregeld is dat je die contacten moet kunnen krijgen. Ik ga dat dus eens bespreken met onze directeur-bestuurder.”
Volgende bijeenkomsten
In contact staan met de achterban is dus iets dat steeds weer aandacht vergt. Daarom organiseert LOC Cliëntenraden ook doorgaand bijeenkomsten, cursussen en webinars over dit onderwerp. Die kun je altijd vinden in onze agenda.
Op dit moment staan de volgende bijeenkomsten op de planning:
- 23 oktober: Online cursus Contact met de achterban
- 9 november bij LOC (Utrecht): cursus ‘Contact achterban en het werven van leden’
- 30 november: Online cursus Contact met de achterban
10 oktober in Utrecht: dag 1 Leergang Effectieve medezeggenschap cliënten met ook aandacht voor InContactStaan
Eerstelijnszorg, ambulante zorg en ambulancezorg
Nieuw in ons netwerk: Waardevolle medezeggenschap binnen eerstelijnszorg, ambulante zorg en ambulancezorg. Dit najaar en in 2024 worden opnieuw netwerkbijeenkomsten georganiseerd met betrokkenen bij deze specifieke tak van medezeggenschap. Ook contact met de achterban zal daar weer aan bod komen. Achtergrondinformatie.
Training op locatie
Op zoek naar nog meer maatwerk of ondersteuning in jouw raad of organisatie? Om cliëntenraden op maat te ondersteunen bij het InContactStaan met de achterban, verzorgt LOC maatwerktrainingen. Bij die trainingen onderzoekt een LOC-adviseur samen met de cliëntenraad de knelpunten en doelen. Samen kom je tot een plan voor contact met de achterban – een plan dat specifiek past bij de context van de achterban. De adviseur kan ook ondersteuning op maat bieden bij het uitvoeren van het plan. Meer informatie over trainingen op maat vind je in onze opleidingsgids.
Neem voor meer informatie contact op met onze Vraagbaak via vraagbaak@loc.nl of 030 – 284 3200.
Brochure en bewaarkaarten
In de brochure ‘InContactStaan met je achterban. Hoe doe je dat?’ bundelen we inzichten, voorwaarden en tips voor cliëntenraden om een goed en duurzaam contact op te bouwen met de achterban. De bijbehorende bewaarkaart vat de handvatten kernachtig samen en nodigt uit om direct aan de slag te gaan. Meer informatie.
Voor de bewaarkaart ‘Communiceren met de achterban’, klik hier.
Uitlegvideo en podcast
Liever kijken dan lezen? In een uitlegvideo (alleen voor leden van LOC) legt LOC-adviseur José Broers uit hoe je als cliëntenraad zo dicht mogelijk in verbinding staat met de mensen om wie het gaat. Meer informatie.
In de zesde aflevering van de LOC-podcast ‘Mijmeren over medezeggenschap‘ delen onze medezeggenschap-adviseurs Klazien en Tiske wat zij in de praktijk meemaken als het gaat om InContactStaan. Zij vertellen welke goede voorbeelden cliëntenraden hebben en hoe zij de toekomst voor zich zien. Beluister de podcast via je favoriete podcastkanaal of direct hieronder:
Lees meer artikelen over:
