Waardevol adviseren over jaar­rekening en begroting

Het voorjaar is de tijd dat de jaarrekeningen worden gepresenteerd. Cliëntenraden kunnen vanuit cliëntperspectief een belangrijke rol spelen bij het vaststellen van de jaarrekening en begroting van de zorgorganisatie. Hoe kan de cliëntenraad optimaal én tijdig invloed uitoefenen? De LOC-expertpool Zorg & Geld zet de belangrijkste fases op een rijtje.

De cliëntenraad heeft op basis van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz 2018) een adviesrecht op het vaststellen van de begroting (najaar) en jaarrekening (voorjaar). Voordat de begroting tot stand komt, maakt de zorginstelling plannen die worden opgenomen in de zogeheten kaderbrief en het jaarplan voor het komende jaar. Omdat in die plannen onderwerpen zijn opgenomen die invloed hebben op de kwaliteit van zorg en welzijn, is het van belang dat cliëntenraden betrokken worden en advies geven over de kaderbrief en het jaarplan. Dat geldt ook voor de financiële maand- of kwartaalrapportages in het jaar waarover de begroting gaat. Dat zijn momenten waarop de cliëntenraad de bestuurder kan adviseren over bijsturing.

Het is belangrijk dat de cliëntenraad niet pas meekijkt als de financiële plannen al zijn gemaakt

Hele jaar meekijken

Het is belangrijk dat de cliëntenraad niet pas meekijkt als de financiële plannen al zijn gemaakt. Dat geldt eigenlijk voor alle plannen. Het is veel nuttiger om het hele jaar door te weten hoe de zorginstelling er financieel voor staat. Waarom? Omdat je dan nog invloed kunt uitoefenen op de plannen. Je kijkt als cliëntenraad met de bril van de kwaliteit van zorg, wonen en welzijn naar de plannen. Nu is het zo dat zorginstellingen met een bepaalde planningscyclus werken. Het is goed om te weten hoe dit werkt.

Deze stappen komen elk jaar terug

De Kaderbrief (mei-juni
Dit is een brief waarin de belangrijkste zaken staan voor het komende jaar. Denk aan regels over hoeveel geld er mag worden uitgegeven, welke wetten belangrijk zijn en wat de belangrijkste doelen zijn voor de organisatie. Voor de cliëntenraad is het belangrijk om de kaderbrief op tijd te bespreken met de bestuurder. Zo weet je wat de uitgangspunten zijn. Je kunt vragen stellen en, als je goede ideeën hebt die er nog niet in staan, kun je een ongevraagd advies geven. Ook kun je als cliëntenraad met de bestuurder afspreken dat in de medezeggenschapsregeling wordt opgenomen dat je advies mag geven over de kaderbrief.

Het jaarplan (zomer)
In het jaarplan staat wat de zorginstelling het komen de jaar precies wil gaan doen. Het is gebaseerd op de afspraken uit de kaderbrief, de visie op zorg en het meerjarenplan. Zorg er als cliëntenraad voor dat je meepraat wanneer het jaarplan wordt opgesteld. Dat kan door bijvoorbeeld deel uit te maken van een beleidsdag. Want… wat vinden cliënten belangrijk voor het komende jaar en wat is dus belangrijk om als cliëntenraad door te geven? Het grote voordeel hiervan is dat je al in een vroeg stadium je stem kunt laten horen als cliëntenraad en mee kunt praten over wat de organisatie het komende jaar wil gaan doen.

De begroting (herfst)
De begroting is de financiële vertaling van het jaarplan: de cijfers bij het verhaal. Oftewel: hoeveel geld gaan de plannen kosten en hoeveel geld denkt de instelling binnen te krijgen. De cliëntenraad kan in de begroting kijken of die een goede vertaling is van het jaarplan. Wordt er genoeg geld uitgegeven aan zaken die belangrijk zijn voor cliënten en die te maken hebben met de kwaliteit van zorg en welzijn?
De Wmcz 2018 kent overigens geen adviesrecht toe aan het jaarplan, maar wél aan de begroting. Dat is best gek als je je bedenkt dat de begroting de cijfers zijn bij het verhaal van het jaarplan. Ook hiervoor geldt: je kunt met de instelling afspreken om ook voor het jaarplan een adviesrecht op te nemen in de medezeggenschapsregeling.

De jaarrekening (voorjaar, terugkijken)
De jaarrekening is het overzicht van het geld dat vorig jaar daadwerkelijk is uitgegeven en binnengekomen. De cliëntenraad krijgt de jaarrekening ter advies. Veel mensen vragen: “Waarom advies geven over geld dat al is binnengekomen en uitgegeven?” Terechte vraag. Het gaat nu niet meer om de plannen, maar om de financiële gezondheid. De cliëntenraad kijkt naar de jaarrekening en kan vragen of de instelling op dit moment financieel gezond is. En of de instelling op korte termijn en op lange termijn aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. Dit is belangrijk, omdat anders de zorg voor de cliënten niet geborgd kan worden.

Het jaarverslag (voorjaar, terugkijken)
In het jaarverslag staat wat de organisatie het afgelopen jaar allemaal heeft gedaan. Denk aan of er nieuwe behandelingen zijn gestart, hoeveel klachten er waren, welke activiteiten zijn gerealiseerd. De cliëntenraad bekijkt het jaarverslag en kan daarin lezen over de resultaten en activiteiten én de kwaliteit van de zorg in het afgelopen jaar. Dit is belangrijke informatie om mee te nemen bij het beoordelen van de jaarrekening en het geven van advies voor de plannen voor het nieuwe jaar.

Zicht en inzicht

Zoals eerder gezegd werken veel organisaties nog met maand- of kwartaalrapportages. Ook die zijn van belang voor cliëntenraden. Die rapportages geven inzicht in hoe het met de plannen en de financiën gaat.
Kortom: het zicht en inzicht hebben in de jaarcyclus van de organisatie, het hebben van inbreng en het stellen van vragen vanuit het cliëntperspectief is belangrijk om als cliëntenraad de vinger aan de pols te houden. Het helpt om met de bestuurder afspraken te maken (in de medezeggenschapsregeling) over op welk moment en waar je bij betrokken wordt.

LOC-expertpool Zorg & Geld

De expertpool Zorg & Geld van LOC geeft advies en ondersteuning bij het lezen van de begroting, jaarrekening en kaderbrief. De expertpool bestaat uit leden met een financiële achtergrond. Wil je als cliëntenraad gebruikmaken van de kennis en expertise van de expertpool Zorg & Geld, neem contact op met de Vraagbaak via vraagbaak@loc.nl of 030 284320 voor meer informatie.