Digitaal samenwerken in de clientenraad
Henk Essen
Geplaatst op 27 januari 2022
Ik ben eigenlijk wel benieuwd welke ervaringen jullie hebben op het gebied van digitaal archiveren en samenwerken. Als clientenraad zijn er toch veel stukken die de ronde gaan die iedereen op zijn eigen computer aan het bewaren is. Het is vanzelfsprekend slimmer om alle bestanden ergens centraal te bewaren te bewaken maar toch mogelijk te maken om in te zien.
Download artikel als PDF
Vorig jaar is alles overgegaan naar Office 365 en MS teams. Veel vergaderingen en vooroverleg verlopen (noodgedwongen door Corona maatregelen) ook via Teams.
Alle CR leden hebben of krijgen een mailadres en inlog (afgebakend) in de organisatie en toegang in MS Teams tot hun eigen team. Zij hebben een vrijwilligersovereenkomst.
Veel CR leden gebruiken Teams en MS Outlook weinig, gebruiken liever eigen mailadres en ontvangen stukken daarnaast liefst ook nog op papier. Deze werkwijze moet waarschijnlijk ook nog groeien, als archief zie ik er zeker voordelen in.
Toen ik 10 jaar geleden wij de CR als secretaris begon kreeg ik een kast ter beschikking als archief. In deze kast zal al wat van papier van vertrokken leden. Omdat ik zelf een archief achtergrond heb heb ik mij gelijk ingespannen om een digitaal archief – weliswaar in een mappen structuur – op te zetten. Wij konden gebruik maken van de schijfruimte van de organisatie om ons archief te plaatsen. Inmiddels is de organisatie overgestapt naar Google en elk CR lid heeft een account met de bevoegdheden die daar bij horen. Zo wordt er altijd in een veilige omgeving gewerkt en worden er geen bestanden op de privé schijf geplaatst. Ook ons archief is geplaatst op Googledrive. De vergaderstukken hebben daar een vaste plaats zodat deze gemakkelijk digitaal te raadplegen zijn. In Googleagenda worden de afspraken – met de bijbehorende vergaderstukken geplaats. Als secretaris houd ik het archief bij. Niemand hoeft iets bij te houden en wil iemand nog een stuk uit vroegere tijden dan stuur ik dat na. IBabs ken ik vanuit mijn gemeentetijd.
Hi Twan, Fijn dat je je ervaring hebt willen delen. Dit geeft een goed gevoel en we zijn voornemens je voorbeeld te volgen. Nogmaals dank
Bij PZC Dordrecht werken we ook met IBabs voor de stukken die op de agenda staan. Als gebruiker heb je daar geen dure cursus dag voor nodig.
vr. groeten Anja de Haan
Beste Henk, Ken je Ibabs? Wellicht heb je iets aan de volgende informatie van de cliëntenraadondersteuner van zorgorganisatie Noorderbreedte. Hij vertelt in een interview op dit platform over het succesvolle gebruik van ‘Ibabs’ door de cliëntenraad, een systeem dat bijvoorbeeld ook gemeenteraden gebruiken:
“Een andere belangrijke recente ontwikkeling is de digitalisering van de vergaderstukken. De leden ontvingen eerder alle stukken nog per post. In feite versnelde corona de omslag naar digitaal werken. We bespraken het idee eerst met de raad en deden een proef met zowel digitale als papieren stukken. Al snel was iedereen heel enthousiast, ook de leden met minder digitale vaardigheden. Ik zet de stukken in het digitale vergadersysteem (Ibabs). De leden lezen nu gaandeweg al stukken en niemand hoeft meer zelf te archiveren. Het spaart tijd en voorkomt veel e-mails. Ik kan het alle cliëntenraden aanbevelen.”
Zie ook: www.clientenraad.nl/…erbreedte/
Beste Mariëlle, Ibabs kende ik niet dus daar duiken we even in. Lijkt op t eerste gezicht een laagdrempelige oplossing hoewel wel prijzig 10 per user per maand en instructie dag 995 euro. Maar we duiken er wel even in.
Bij ons archiveert de Ambtelijk secretaris en houdt tevens het archief bij. De CR leden zijn hier niet verantwoordelijk voor. De CR heeft een eigen gedeelte op de drive waar alles op gezet wordt.
Beste Hanny,
Dank voor je reactie. Wij willen niet afhankelijk zijn van de drive van de instelling. Maar alle documenten en vergaderstukken digitaal beschikbaar stellen is wel van deze tijd. Ook moet het verleden gelijk doorzoekbaar zijn.
Google drive kan een oplossing zijn maar we zijn nog even “best practice” van andere cr’s aan het inventariseren.
Nogmaals dank voor je terugkoppeling
Een eigen/ besloten deel op het intranet met toegang voor alleen CCR leden. En straks overgang naar Microsoft 365. Ben benieuwd hoe dat gaat werken met de documenten/ vergaderstukken.