Bij de vraagbaak krijg ik de afgelopen tijd veel vragen binnen over de notulen. Zijn notulen openbaar? Moet ik als CR de notulen delen met iedereen die erom vraagt? Moeten we de notulen standaard aan iedereen opsturen? Wat zeg ik dan; 

De CR is een vertegenwoordiging, belangenbehartiger van mensen. Het is logisch dat die vertegenwoordiging dan ook in openheid gebeurt. Het is dus goed als de cliëntenraad open communiceert met de cliënten over wat hij doet en afstemt wat de cliënten nodig hebben. Maar welke vorm heeft dat? Notulen en/of andere vormen? En; In principe is de vraag ook van belang waarom het niet gedeeld zou worden?!

Een van de mogelijkheden is delen van notulen, maar er zijn meer opties om de cliënten/naasten op de hoogte te houden van het werk van de CR. Afhankelijk van die behoefte kan het delen van notulen de voorkeur hebben, maar wat anders kan ook. Dit is onder meer afhankelijk van wat er beschreven staat in de medezeggenschapsregeling en het huishoudelijk reglement van de raden. Staat er iets in de stukken over deze afspraken en over notulen?

Notulen zijn in principe openbaar, dat klopt. Maar soms zien we dat gevoelige informatie nog even achter gehouden wordt (tot duidelijk is wat er echt gaat gebeuren) en/of dat namen uit de notulen gehouden worden. Ook zie ik wel eens een samenvatting van notulen of bijvoorbeeld een kort geschreven stukje in de nieuwsbrief "de CR deze maand". Soms zijn notulen op te vragen bij de receptie of online, soms hangen ze gewoon op het prikbord (leest iemand dat helemaal?), soms ligt het op de leestafel of in de huiskamer. 

Welke informatie wilt men graag hebben en waar kan je die het beste delen en/of vinden? 

Want soms willen mensen helemaal niet alles meelezen, maar gewoon van een onderwerp op de hoogte zijn. Of meekrijgen wat de CR doet of weten dat hij de juiste vragen wel stelt. Behoeften zijn verschillend en antwoorden/mogelijkheden dus ook. Notulen delen kan, anders vormen van contact kunnen ook. 

Het gaat om waardevol contact; inspelen op wat de ander nodig heeft op een manier die bij hen past. En dat weet je niet zonder het gesprek aan te gaan. Vraag na, vraag door en kom samen tot een passende werkwijze. Want in waardevolle zorg zien we dat het pas waardevol wordt als je aansluit bij mensen. En dat is hier anders dan daar!

Wat doen jullie als CR? Delen jullie notulen, delen jullie stukjes, gaat het heel anders? Vertel, deel en inspireer elkaar!